A l’heure de la dématérialisation des documents, il devient essentiel pour les entreprises de repenser leur gestion documentaire. De nombreuses solutions sont désormais disponibles pour faciliter la gestion électronique des documents, ou GED. Parmi elles, le logiciel GED apparaît comme l’une des plus efficaces. Cette solution allie agilité, praticité et flexibilité, notamment grâce à sa version cloud.

Qu’est-ce que la GED ?

La GED ou gestion électronique des documents, aussi connue sous l’appellation anglais de document management, vise à faciliter la gestion des documents au sein d’une entreprise. Cela passe par l’acquisition, l’indexation, l’archivage, l’accès, le partage et la sauvegarde de documents en format numérique.

La GED s’appuie sur divers logiciels GED permettant de numériser, classer, archiver et retrouver rapidement les documents d’entreprise. Ces solutions visent à améliorer la productivité, l’efficacité et la sécurité des données.

La GED permet aussi de suivre le cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, voire à leur destruction. Elle facilite ainsi la traçabilité et la conformité aux normes et réglementations en vigueur.

 

Qu’est-ce que la GED cloud ?

La GED cloud est une solution GED basée sur le cloud, c’est-à-dire qu’elle utilise l’infrastructure de serveurs distants pour stocker et gérer les documents. Cela permet d’accéder aux documents à tout moment et de n’importe où, à condition d’avoir une connexion Internet.

La mise en place d’une GED cloud comporte plusieurs avantages. Elle offre une grande flexibilité, une mobilité accrue et une meilleure collaboration entre les utilisateurs. Elle permet aussi de réduire les coûts liés à l’achat, l’installation et la maintenance de serveurs physiques.

La GED cloud assure également une sécurité renforcée des données. En effet, les fournisseurs de solutions cloud proposent des mesures de sécurité avancées, comme le cryptage des données, la sauvegarde automatique et la récupération en cas de désastre.

Comment mettre en place une GED cloud ?

La mise en place d’une GED cloud doit être bien pensée et planifiée. Il faut d’abord choisir le bon fournisseur, celui qui propose une solution adaptée aux besoins et aux contraintes de l’entreprise.

Il faut ensuite préparer les documents à numériser, définir les processus de gestion et former les utilisateurs. La Gestion électronique des documents implique un changement de culture et de pratique, qui doit être accompagné et soutenu.

La mise en place d’une GED cloud peut nécessiter du temps et des ressources, mais les avantages qu’elle procure en valent la peine. Elle permet de gagner en efficacité, en productivité et en sécurité, tout en offrant une plus grande flexibilité et mobilité.

Quels sont les enjeux de la GED cloud ?

La GED cloud représente un véritable enjeu stratégique pour les entreprises. Elle leur permet de se débarrasser des contraintes liées à la gestion des documents papier, de gagner en agilité et en compétitivité, et de se conformer aux normes et réglementations en matière de gestion documentaire.

La GED en entreprise facilite aussi le travail collaboratif, en permettant à tous les utilisateurs d’accéder aux documents, de les partager et de les modifier en temps réel.

La dématérialisation des documents et leur stockage dans le cloud contribuent également à la protection de l’environnement, en réduisant la consommation de papier et l’émission de CO2 liées à la production et au transport de documents physiques.

La GED cloud, c’est une nouvelle façon de gérer les documents, plus moderne, plus efficace et plus respectueuse de l’environnement. Elle est au cœur de la transformation numérique des entreprises et constitue un levier de performance et d’innovation.

Avec la GED cloud, les documents ne sont plus enfermés dans des armoires ou des serveurs physiques, mais disponibles à tout moment et de n’importe où. C’est la gestion documentaire sans frontières, qui s’adapte aux modes de travail actuels et futurs, et qui contribue à la réussite et au développement des entreprises. Alors, n’attendez plus pour faire le saut dans le cloud !