Chaque jour, les entreprises produisent et reçoivent une quantité phénoménale de documents. Ces documents, véritable poumon de l’entreprise, contiennent des informations précieuses pour la gestion de l’entreprise et la prise de décision. Il est donc crucial d’adopter une stratégie d’archivage et de gestion documentaire efficace. L’une des solutions plébiscitées pour mettre de l’ordre dans ce flux de travail est la Gestion Electronique de Documents (GED). Mais comment garantir la sécurité des données dans un système GED ? Cet article vous propose un tour d’horizon des meilleures pratiques à adopter pour assurer la sécurité de vos données avec un logiciel GED.

Choisissez le bon logiciel GED

Avant toute chose, il est essentiel de choisir le bon logiciel GED. Un bon logiciel GED doit offrir une multitude de fonctionnalités, adaptées à vos besoins et en adéquation avec votre stratégie d’achats d’entreprise. Il doit permettre une gestion documentaire simple et efficace, en garantissant la sécurité des données.

Parmi les solutions GED sur le marché, DocuWare se distingue par son approche exhaustive de la gestion des documents électroniques. Ce logiciel offre une panoplie de fonctionnalités pour la gestion des documents, l’archivage numérique et la mise en place d’un flux de travail optimisé. La sécurité des documents est au cœur de sa stratégie, avec des fonctionnalités dédiées à la protection des données.

Sécurisez vos données avec la GED

Une fois le logiciel GED choisi, il est temps de mettre en place votre système GED. La mise en place d’un système GED doit se faire dans le respect de la sécurité des données. Pour cela, il est recommandé d’adopter une série de bonnes pratiques.

La première étape consiste à sécuriser l’accès aux documents. Il est primordial de définir des niveaux d’accès en fonction des rôles et des responsabilités de chaque collaborateur. Le logiciel GED doit permettre la mise en place de politiques de sécurité, avec l’attribution de droits d’accès spécifiques.

De plus, il est essentiel de garantir la sécurité des données lors de leur transfert. Pour cela, le logiciel GED doit offrir des fonctionnalités de cryptage des données, garantissant leur intégrité et leur confidentialité lors des échanges entre collaborateurs.

Optimisez votre processus de gestion documentaire

L’optimisation du processus de gestion documentaire est une étape clé pour garantir la sécurité des données. En effet, un processus bien rodé permet de réduire les risques d’erreur et de perte d’information.

Pour cela, il est recommandé de mettre en place une solution GED qui permette l’automatisation des tâches répétitives. L’automatisation permet de gagner en efficacité et en précision, tout en réduisant les risques d’erreur. De plus, elle permet de libérer du temps pour les collaborateurs, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Enfin, il est essentiel de prévoir des procédures de sauvegarde et de restauration des données. En cas de problème, ces procédures permettent de récupérer rapidement les données et de minimiser l’impact sur l’activité de l’entreprise.

Veillez à la conformité de votre système GED

Dernière étape mais non des moindres, il est crucial de veiller à la conformité de votre système GED. La gestion des documents et la protection des données sont en effet encadrées par des réglementations strictes, qu’il est nécessaire de respecter.

Pour cela, le logiciel GED doit offrir des fonctionnalités de traçabilité des actions et de gestion des versions des documents. Ces fonctionnalités permettent de garantir la conformité du système GED, en offrant une visibilité complète sur l’historique des documents et en facilitant la gestion des révisions.

La Gestion Electronique de Documents est une solution incontournable pour les entreprises désireuses de gérer efficacement leurs documents tout en garantissant la sécurité des données. Pour cela, il est essentiel de choisir le bon logiciel GED, de sécuriser l’accès aux documents, d’optimiser le processus de gestion documentaire et de veiller à la conformité du système GED. En respectant ces bonnes pratiques, vous permettez à votre entreprise de bénéficier des avantages de la GED tout en protégeant vos précieuses informations. Et vous, comment gérez-vous la sécurité de vos données avec la GED ?